ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp), dùng để chỉ phần mềm và hệ thống được sử dụng để lập kế hoạch và quản lý tất cả chuỗi cung ứng cốt lõi, sản xuất, dịch vụ, tài chính và các quy trình khác của một tổ chức.

Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp có thể được sử dụng để tự động hóa và đơn giản hóa các hoạt động riêng lẻ trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn như kế toán và mua sắm, quản lý dự án, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý rủi ro, tuân thủ và hoạt động chuỗi cung ứng.

Các ứng dụng ERP riêng lẻ có thể cung cấp phần mềm như một dịch vụ (SaaS), trong khi một bộ ứng dụng ERP hoàn chỉnh tạo thành một hệ thống ERP có thể được sử dụng để giao tiếp hiệu quả và kết hợp các quy trình kinh doanh với nhau để cho phép luồng dữ liệu giữa các ứng dụng, thường thông qua cơ sở dữ liệu chung/ tại chỗ hoặc trên đám mây.

ERP kết nối mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Hệ thống phần mềm ERP cho phép quản lý hiệu suất và dự án tốt hơn; giúp lập kế hoạch, ngân sách, dự đoán và báo cáo chính xác về sức khỏe tài chính và các quy trình của tổ chức.

Sơ lược về lịch sử hình thành ERP

Thuật ngữ "ERP" lần đầu tiên được sử dụng vào những năm 1990 bởi Tập đoàn Gartner, nhưng phần mềm và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp đã được sử dụng trong ngành sản xuất hơn 100 năm và tiếp tục phát triển khi nhu cầu của ngành thay đổi và phát triển.

Lịch sử / Dòng thời gian ERP:

• Năm 1913: Một kỹ sư tên Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ), một hệ thống sản xuất dựa trên giấy để lập kế hoạch sản xuất.
• Năm 1964: Nhà sản xuất công cụ Black and Decker áp dụng giải pháp Lập kế hoạch Yêu cầu Vật liệu (MRP) đầu tiên kết hợp EOQ với một máy tính lớn.
• Những năm 1970-1980: Công nghệ máy tính phát triển và phần mềm khái niệm xử lý các hoạt động kinh doanh bên ngoài sản xuất, bao gồm tài chính, dữ liệu nguồn nhân lực và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
• 1983: MRP II được phát triển và có các “mô-đun” và các thành phần sản xuất cốt lõi được tích hợp, và các nhiệm vụ sản xuất được tích hợp vào một hệ thống dữ liệu dùng chung.
• Những năm 1990-2000: Tập đoàn Gartner sử dụng thuật ngữ “ERP” để phân biệt với các hệ thống chỉ dành cho MRP. Hệ thống ERP mở rộng bao gồm các chức năng xử lý thông minh khác như tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và Thương mại điện tử.
• 2000-2005: Các giải pháp phần mềm ERP dựa trên đám mây ra đời khi các nhà sản xuất phần mềm ERP tạo ra các sản phẩm “Internet Enabled”, cung cấp một giải pháp thay thế cho các mô hình máy khách-máy chủ tại chỗ truyền thống.
• Ngày nay: Software-as-a-Service (SaaS) và Anything-as-a-Service (XaaS) cung cấp các mô hình phân phối mới cho ERP. Truy cập từ xa dựa trên web cho các giải pháp ERP đám mây cung cấp các giải pháp di động, bảo mật và tích hợp với các ngành công nghiệp đang thay đổi và công nghệ thông minh, bao gồm tích hợp với Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE) và thậm chí cả phương tiện truyền thông xã hội để cung cấp toàn diện giải pháp cho mọi ngành.

Hệ thống ERP hoạt động như thế nào?

Mục đích chính của hệ thống ERP là nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách quản lý và cải thiện cách sử dụng các nguồn lực của công ty. Cải thiện hoặc giảm số lượng nguồn lực cần thiết mà không làm giảm chất lượng và hiệu suất là chìa khóa để cải thiện hiệu quả tăng trưởng kinh doanh và lợi nhuận.

Hệ thống ERP thường bao gồm tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh và thường cung cấp:

• Một hệ thống tích hợp
• Cơ sở dữ liệu Chung
  Hoạt động thời gian thực
• Hỗ trợ cho tất cả các ứng dụng / thành phần
• Giao diện người dùng chung trên các ứng dụng / thành phần
• Triển khai tại chỗ, được lưu trữ trên đám mây hoặc SaaS

Phần mềm ERP có khả năng thu thập và so sánh các số liệu giữa các phòng ban và cung cấp một số báo cáo khác nhau dựa trên vai trò hoặc sở thích cụ thể của người dùng. Dữ liệu được thu thập giúp việc tìm kiếm và báo cáo dữ liệu nhanh hơn và cung cấp cái nhìn đầy đủ về hiệu suất kinh doanh với thông tin chi tiết đầy đủ về cách sử dụng các nguồn lực.

ERP đồng bộ hóa báo cáo và tự động hóa bằng cách giảm nhu cầu duy trì cơ sở dữ liệu và bảng tính riêng biệt sẽ phải được hợp nhất theo cách thủ công để tạo báo cáo. Việc thu thập và báo cáo dữ liệu kết hợp này cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, chẳng hạn như nơi cắt giảm chi phí và hợp lý hóa quy trình, cung cấp thông tin để đưa ra quyết định kinh doanh trong thời gian thực.

Các loại hệ thống ERP & Tùy chọn triển khai phần mềm ERP

Phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (Hệ thống ERP) được coi là một loại "ứng dụng doanh nghiệp", dùng để chỉ phần mềm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu sử dụng của một tổ chức và cải thiện hiệu suất kinh doanh của công ty. Ngày nay có rất nhiều hệ thống ERP khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, chức năng và nhu cầu của một công ty.

Các loại hệ thống ERP thường đề cập đến các tùy chọn triển khai và bao gồm ERP Cloud, ERP Server vật lý và ERP hỗn hợp (hệ thống kết hợp giữa Cloud và Server vật lý).

Mỗi hệ thống giải pháp ERP thường được điều chỉnh để hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh của tổ chức và có các phương pháp triển khai khác nhau.

ERP doanh nghiệp lớn so với ERP doanh nghiệp nhỏ

Trước đây, "ERP dành cho doanh nghiệp lớn" đề cập đến các tổ chức lớn thường triển khai các giải pháp ERP onsite/on-premise và có nhiều nguồn lực dành cho CNTT và các hỗ trợ khác để phân tích, tùy chỉnh, nâng cấp và triển khai các giải pháp phần mềm của họ.

Cụm từ "ERP dành cho doanh nghiệp nhỏ" hoặc "ERP dành cho SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ)" thường được gọi là hệ thống phần mềm ERP với các ứng dụng quản lý kinh doanh thường được tạo ra để đáp ứng các nhu cầu cụ thể cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ngày nay, những cụm từ này ít được sử dụng hơn vì yếu tố quan trọng không phải là quy mô công ty mà là xác định xem hệ thống ERP có đáp ứng hiệu quả các yêu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai hay không, bất kể quy mô của tổ chức. nhu cầu về các tùy chỉnh tốn kém, thích ứng với tốc độ thay đổi nhanh chóng của doanh nghiệp, giải quyết các công nghệ tương lai và đáp ứng các yêu cầu đã xác định khác.

Các loại hệ thống ERP: Cloud vs On-Premise vs Hybrid

Có ba loại hệ thống ERP chính hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Các loại hệ thống ERP phổ biến nhất bao gồm ERP đám mây, ERP tại chỗ và ERP kết hợp.

• Phần mềm ERP On-Premise được triển khai tại chỗ và duy trì trong không gian văn phòng vật lý trong một tổ chức, được lưu trữ trên máy tính và máy chủ của chính công ty để toàn quyền kiểm soát, hỗ trợ và sở hữu toàn bộ hệ thống sau khi được triển khai.
• Phần mềm ERP dựa trên đám mây là một giải pháp dựa trên web, được gọi là Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nơi một tổ chức truy cập và lưu trữ dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, thường thông qua việc mua đăng ký. Hỗ trợ liên tục, cập nhật, đào tạo và các tùy chỉnh linh hoạt do nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ.
• Phần mềm ERP “hỗn hợp” đề cập đến việc triển khai kết hợp các giải pháp hệ thống ERP tại chỗ và dựa trên đám mây. Sự kết hợp của dịch vụ lưu trữ và triển khai khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Các mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc di chuyển giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các lợi ích không có sẵn khi triển khai hiện tại.

Các nhà cung cấp ERP khác nhau hỗ trợ các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau. Sự kết hợp của các tùy chọn, thường được gọi là triển khai “kết hợp” có thể cung cấp sự kết hợp giữa dịch vụ lưu trữ và triển khai. Các mô hình này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt khi di chuyển giữa các mô hình phân phối, hoặc tích hợp các lợi ích không có sẵn khi triển khai hiện tại.

Giải pháp ERP có thể được sử dụng cho những ngành nào?

Phần mềm ERP có thể được sử dụng trong bất kỳ ngành nào để giúp doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Nó cung cấp một công cụ giao tiếp hiệu quả có thể quản lý thông tin giữa các bộ phận nội bộ và bên ngoài, hỗ trợ các hoạt động hàng ngày để quản lý các dự án, theo dõi việc tuân thủ các nguyên tắc và xử lý các vấn đề phức tạp hàng ngày đi kèm với việc điều hành một doanh nghiệp.

Do ERP bắt nguồn từ sản xuất, các hệ thống ERP dành riêng cho ngành dịch vụ, cho các ngành sản xuất khác nhau. Hệ thống phần mềm ERP rất đa dạng và là bộ phận quan trọng của nhiều ngành:

• Chế tạo
• Máy móc và linh kiện công nghiệp
• Xây dựng và Cải thiện Nhà
• Điện tử và Công nghệ
• Ô tô
• Hàng không vũ trụ và quốc phòng
• Chăm sóc sức khỏe, Dược phẩm và Khoa học Đời sống
• Kinh doanh nông nghiệp, trồng trọt và nông nghiệp
• Đồ ăn và đồ uống
• Chăm sóc sức khỏe và Khách sạn
• Quần áo, Hàng tiêu dùng và Bán lẻ

Theo thời gian, hệ thống ERP đã phát triển để bao quát hỗ trợ cho các ứng dụng khác và "module ERP" hỗ trợ chức năng kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Trong nhiều hệ thống ERP, các khu vực chức năng chung này được nhóm thành các mô-đun ERP, bao gồm những phân hệ sau:

• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Quản trị nguồn nhân lực
• Chế tạo
• Xử lý đơn hàng
• Quản lý chuỗi cung ứng
• Quản lý dự án
• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
• Dịch vụ dữ liệu
• Quản lý kho,…

Khi nào doanh nghiệp của bạn cần ERP?

Phát triển kinh doanh thường tập trung vào các mục tiêu trùng với sự tăng trưởng ngắn hạn và dài hạn của một công ty, cũng như phân tích những thách thức kinh doanh tiềm ẩn. Tiến hành phân tích thường xuyên các hệ thống và quy trình giúp xác định thời điểm doanh nghiệp có thể cần tích hợp hệ thống ERP.

Một giải pháp ERP nên được xem xét khi các hệ thống và quy trình kinh doanh hiện tại:

• Không còn hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả (điều tiết / tắc nghẽn)
• Không còn hỗ trợ sự phát triển của công ty
• Thiếu các yêu cầu bảo mật hiện tại để giảm thiểu rủi ro

Xác định các quy trình bị hỏng là rất quan trọng đối với sự tăng trưởng và tìm ra các lĩnh vực cần cải thiện. Dưới đây là một số ví dụ về các cơ hội có thể báo hiệu quá trình không còn hỗ trợ sự phát triển của công ty:

• Sử dụng / Phụ thuộc nhiều vào cơ sở dữ liệu / bảng tính / chương trình riêng biệt yêu cầu các quy trình thủ công để quản lý dữ liệu và thường xuyên không đồng bộ hóa
  Thông tin và phân tích rất khó truy cập và / hoặc lỗi thời
• Các quy trình hàng ngày rất khó hoặc tốn quá nhiều thời gian, chẳng hạn như kế toán trên giấy, báo cáo tài chính, v.v.
• Bán hàng và trải nghiệm của khách hàng đang bị ảnh hưởng do dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ và gây ra danh tiếng kém về độ tin cậy và dịch vụ
• Quy trình CNTT không hiệu quả / phức tạp / khó sử dụng. Các hệ thống hiện tại có khả năng mở rộng kém, các giải pháp kế thừa hệ thống bị phân mảnh.
• Thời gian CNTT được dành để sửa / vá các hệ thống cũ để thử và theo kịp tốc độ phát triển
• Không hỗ trợ các công nghệ mới và tiên tiến như IoT, trí tuệ nhân tạo, v.v.

Khi các quy trình bị hỏng được xác định, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước tiếp theo để vượt qua những thách thức kinh doanh này và hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh.

Giải pháp ERP có thể giúp cải thiện và phát triển doanh nghiệp như thế nào?

Hệ thống ERP được sử dụng để giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô vượt qua thách thức — từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. Các hoạt động kinh doanh ban đầu có thể không còn theo kịp với nhu cầu ngày càng tăng và đòi hỏi các công cụ kinh doanh hiệu quả hơn, như ERP, để quản lý hiệu quả các hệ thống và nguồn lực của doanh nghiệp.

Hệ thống phần mềm ERP cung cấp nhiều lợi ích cho sức khỏe và sự phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích và giá trị kinh tế của ERP trong hoạt động doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả ROI. Tăng năng suất và hiệu quả do tích hợp và tự động hóa mà phần mềm ERP cung cấp
• Cải thiện cái nhìn sâu sắc về kinh doanh. Cải thiện việc ra quyết định với một nguồn dữ liệu trung thực và thời gian thực tổng hợp
• Quản lý Tuân thủ Quy định. Quản lý và giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và thậm chí thiết lập cảnh báo cho việc không tuân thủ
• Giảm thiểu và giảm thiểu rủi ro. Tự động hóa các hoạt động kinh doanh cốt lõi, các tác vụ thủ công và báo cáo. Giảm thiểu sai sót của con người và giải phóng thời gian và nguồn lực của nhân viên
• Tăng cường sự hợp tác. Phá bỏ các rào cản giao tiếp để có sự cộng tác và phối hợp hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
  Nâng cao độ tin cậy của chuỗi cung ứng và mạng lưới phân phối. Sử dụng MRP định hướng theo nhu cầu để dự báo cung và cầu và chuẩn bị cho các thay đổi trong đơn đặt hàng và chuỗi cung ứng
• Khả năng mở rộng. Cơ sở hạ tầng nhất quán cho các hoạt động được tổ chức hợp lý có thể phát triển khi doanh nghiệp của bạn phát triển
• Tối ưu hóa việc quản lý khách hàng và đối tác. Dịch vụ, quản lý quan hệ khách hàng cũng như quản lý đối tác và nhà cung cấp với cái nhìn sâu sắc từ thông tin được chia sẻ liền mạch

Cách chọn hệ thống ERP

Lựa chọn và triển khai một hệ thống ERP có thể là một nhiệm vụ khó khăn khi có nhiều giải pháp phần mềm để lựa chọn. Khi lựa chọn một hệ thống ERP, điều quan trọng là phần mềm phải đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty bạn đồng thời có sự hỗ trợ cần thiết để triển khai hệ thống ERP.

Dưới đây là danh sách kiểm tra nhanh để xem lại khi lần đầu tiên so sánh giữa các Hệ thống ERP để giúp thu hẹp các lựa chọn của bạn.

Danh sách kiểm tra để lựa chọn hệ thống ERP

• Phần mềm ERP / nhà cung cấp đang được xem xét có:
• Đáp ứng yêu cầu hệ thống của bạn?
• Đáp ứng / phù hợp với mục tiêu của công ty?
• Tích hợp / tương thích với các hệ thống hiện có hiện tại?
• Có Mạng đối tác / Tính khả dụng để hỗ trợ dịch vụ khi bạn cần không?
• Có cung cấp các tùy chọn đào tạo / hỗ trợ?
• Có tài liệu tham khảo và giới thiệu từ khách hàng?
• Liên tục cải tiến và phát triển để sử dụng công nghệ mới và thích ứng với những thách thức?

Khi các tùy chọn ERP đã được thu hẹp thành các giải pháp tương thích nhất với các hệ thống và mục tiêu hiện tại của bạn, có thể hữu ích khi xem xét các lợi ích và tính năng của hệ thống với những người ra quyết định chính của tổ chức. Có được cái nhìn sâu sắc và sự hỗ trợ của những người ra quyết định này có thể thúc đẩy việc áp dụng và hỗ trợ triển khai ERP trong toàn tổ chức.

Bắt đầu với giải pháp ERP

Bạn không chắc chắn nên bắt đầu (hoặc tiếp tục) từ đâu trong hành trình ERP của mình? Cho dù đã đến lúc chuyển sang đám mây hay bạn muốn ai đó sắp xếp hợp lý các quy trình kinh doanh của mình, đội ngũ chuyên gia ERP với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi luôn sẵn sàng trợ giúp.